Cómo ser asistente virtual y unirte a la revolución de los negocios digitales

Con los avances tecnológicos de los últimos años, ha surgido una gran variedad de nuevas profesiones.

Una de ellas es la figura del asistente virtual. Cada vez son más las personas que buscan informarse sobre qué es y cómo ser asistente virtual.

En este artículo veremos todo lo que necesitas saber para comenzar tu carrera como asistente.

¿Qué es un asistente virtual? 

El asistente virtual es una de las profesiones que más se reclaman hoy en día, ya que muchas empresas se han dado cuenta de que les resulta más práctico disponer de un colaborador externo que realice algunas tareas. 

El asistente virtual es una persona cualificada que trabaja de manera independiente desde su oficina o desde su propia vivienda, ofreciendo sus servicios a través de Internet.

Podría decirse que tener un asistente virtual es similar a tener un asistente personal o una secretaria, pero online.

Qué tareas desempeña un asistente virtual 

Si estás pensando en convertirte en asistente virtual, te interesará conocer cuáles son las tareas que las empresas buscan delegar en estos profesionales.

Dependiendo de si tienes alguna especialidad y cuál es, es posible que en tu cartera de servicios puedas añadir otros; pero, grosso modo, esto es lo que hace un asistente virtual.

1. Gestión de la agenda 

De la misma manera que lo haría una secretaria, una asistente virtual puede ofrecer entre sus servicios el de gestionar la agenda de sus clientes: cuadrar las citas, concretar reuniones, etc.

Gestionar la agenda es algo que les roba mucho tiempo a los emprendedores. Es por eso que, en muchos casos, buscan la ayuda de alguien con experiencia en el manejo del tiempo.

Gestionando correctamente la agenda de tus clientes podrás ayudarlos a aprovechar mejor su tiempo y a ser más realistas con sus horarios.

2. Gestión del correo electrónico 

Uno de los mayores ladrones de tiempo de los empresarios y emprendedores es la lectura, clasificación y posterior respuesta a los cientos de emails que pueden recibir en una semana.

Es ahí donde la figura del asistente virtual resulta fundamental, ya que tras recibir unas pocas indicaciones, podrás ayudar a tus clientes a filtrar y responder muchos de los correos que reciben.

3. Programación y organización de viajes y eventos

Generalmente, los emprendedores que necesitan realizar viajes de negocios pierden mucho tiempo en la búsqueda del vuelo correcto, en elegir el hotel cercano más apropiado para el viaje, en alquilar un medio de transporte, etc.

Como asistente virtual esta es una de las tareas que resulta más útil para los clientes, ya que no necesitan preocuparse de nada en lo que respecta a sus viajes.

4. Facturación y control de cobros

El trabajo de facturación y control de cobros en una empresa es sumamente importante. Sin duda, cuando una empresa no presta la debida atención a llevar al día todas sus facturas y los cobros relativos a ellas, la quiebra es inminente.

Como asistente virtual puedes encargarte de esta labor tan vital para tus clientes, facilitando la tarea de enviar sus facturas y, en caso de que sea necesario, controlando los cobros o reclamando los impagos.

5. Filtrado de datos en Internet 

En ocasiones, las empresas necesitan buscar datos que son relevantes para su funcionamiento. Para ello, recurren a Internet. Sin embargo, debido a la inmensa cantidad de información que se puede encontrar hoy en día en la red, son muchos los que sienten que es difícil encontrar la información correcta. 

La figura del asistente virtual puede tener una gran importancia en este aspecto. Ya que, como asistente, estás habituado a Internet y a discernir cuál es la información más fidedigna y actualizada, podrás ayudar a tus clientes en este sentido.

6. Realización de informes 

Los dosieres de prensa, los informes y los reportes de datos suelen ser un aspecto que puede resultar engorroso para algunas empresas.

Pero un profesional cualificado como asistente virtual puede convertirse en la ayuda perfecta en este campo.

7. Transcripción de notas 

Si eres rápido escribiendo en el ordenador, puede que esta tarea te encante. Muchas empresas necesitan la transcripción de sus notas o archivos de audio.

Te pongo un ejemplo.

Imagina que el gerente de un negocio haya acudido a una conferencia o a una reunión y la haya grabado en audio, pero necesita tenerla por escrito.

En ese caso, tus ágiles manos pueden ser de gran ayuda.

8. Gestión de páginas web

Crear páginas web o secciones especializadas, gestionar los comentarios que los usuarios le dejan a tu cliente en su web o blog, o maquetar el contenido que subirá a su página web son algunas de las tareas que puedes realizar como asistente virtual.

9. Gestión de redes sociales

Las redes sociales son un aspecto fundamental para cualquier empresa, tanto si está localizada físicamente en un lugar, como si funciona a través de Internet.

En este aspecto, el asistente virtual puede llevar a cabo la creación o gestión de páginas en las diferentes redes, la gestión de comentarios, la creación de contenido regular, el contacto directo con el cliente…

Pasos para ser asistente virtual 

Ahora que ya hemos visto cuáles son las tareas que desempeña un asistente virtual y, como probablemente te estés preguntando cómo ser asistente virtual, voy a mostrarte qué pasos debes seguir.

1. Formación inicial

Como ocurre con cualquier profesión, para saber cómo ser asistente virtual es importante que te formes.

Un curso de asistente virtual te puede ayudar en muchos sentidos para comenzar tu negocio como asistente.

Por ejemplo, podrás aprender a establecer tu público objetivo o crear tu marca personal. Más adelante en tu curso de asistente virtual aprenderás nociones básicas para crear tu propia página web, conceptos de productividad personal, cómo encontrar a tus clientes, qué herramientas te resultarán útiles, etc.

Sin duda, la formación inicial te ayudará a comenzar tu negocio como asistente virtual. Te dará las nociones que necesitas para arrancar.

Sin embargo, el trabajo de asistente virtual requiere de una formación continua.

No basta con que aprendas al principio los conceptos básicos.

Como asistente virtual, tendrás que estar actualizado. La experiencia en el trabajo te aportará buena parte de esa formación continua, pero no está de más que te plantees formar parte de alguna comunidad de asistentes virtuales.

2. Identifica qué se te da mejor 

Una asistente virtual se encarga de que los negocios de sus clientes sean más productivos en varios sentidos. Por eso, es importante que reconozcas cuáles son tus habilidades, para que puedas sacarles el mayor provecho.

Por ejemplo, si eres una persona a la que de forma natural se le dan muy bien las negociaciones y las relaciones interpersonales, es posible que sea interesante que potencies ese aspecto de tu negocio.

En ese caso, puedes hacer hincapié en tu carta de servicios en aquellos que van enfocados hacia el trato con proveedores o la atención al cliente.

3. Define quién es tu cliente ideal 

Uno de los aspectos que podrás aprender en el curso de asistente virtual es a identificar cuál es tu público objetivo. En otras palabras, quién es tu cliente ideal.

En ese sentido, debes identificar cuáles serán los servicios que ofrecerás y pensar en qué tipo de empresa puede estar interesada en potenciar su productividad a través de tu ayuda.

Una buena manera de definir quién es tu cliente ideal es preguntándote con quién quieres trabajar.

Cuando eres un empleado, no puedes elegir quién es tu jefe o quiénes son tus compañeros. Pero, cuando trabajas por tu cuenta, puedes definir mejor con quiénes quieres trabajar.

De esta manera, si hay una industria que te atrae especialmente, puedes comenzar a buscar en ella a tus potenciales clientes.

Por ejemplo, si tienes conocimientos relacionados con el sector de la mecánica, puede que te interese hacerte un hueco como asistente virtual de empresas enfocadas al mundo del motor.

Conocer a tu cliente ideal será un paso muy importante para saber por dónde empezar a la hora de darte a conocer.

4. Establece tus precios 

Una vez que llega el momento de establecer cuáles serán tus precios, es posible que te quedes atascado por no saber en qué basarte. Esto es algo muy común entre muchos emprendedores, así que no te preocupes. Lo más importante en este paso es que sepas a dónde mirar cuando buscas una referencia.

En este sentido, mirar a la competencia podría parecer lo más sensato…

Sin embargo, no tiene por qué serlo. De hecho, es mucho más importante que pienses en cuál es el valor que aportas tú y tus servicios, en función de tu especialidad. 

¿De qué sirve establecer el precio en base a la competencia, si los servicios particulares que tú ofreces y el valor que aportas no son los mismos?

5. Date a conocer 

El último paso a seguir para ser asistente virtual es crear una estrategia para darte a conocer.

Como vimos hace algunos puntos, es importante identificar quién es tu cliente ideal. Conociéndolo, te resultará mucho más fácil este paso, principalmente porque sabes dónde encontrar a ese cliente. 

Hay muchas formas de darte a conocer a tu público objetivo, algunas de ellas son el marketing de contenidos en tu propio blog de tu página web, o darte a conocer mediante las redes sociales por medio de campañas o de una página profesional.

La mejor forma de saber cuál será tu estrategia a seguir para darte a conocer es formarte en un curso como asistente virtual.

En él, aprenderás diferentes estrategias para crear una buena marca personal y que los clientes lleguen a conocerte.

¿Qué necesitas para ser asistente virtual?

Como has podido ver, los pasos que debes seguir para convertirte en asistente virtual no son difíciles. Sobre todo, si cuentas con la ayuda de la formación continua.

A continuación, veremos qué necesitas tener, tanto en materiales como en habilidades, para convertirte en el mejor asistente virtual que puedas ser.

1. Qué material necesitas para ser asistente virtual

Un asistente virtual no trabaja en la oficina de la empresa que lo ha contratado. De hecho, tiene varios clientes y los atiende a todos desde un mismo lugar: su oficina, o su propia casa.

Esto significa que también puedes trabajar desde cualquier lugar del mundo y ser nómada digital si te interesa.

Por ese motivo, hay una serie de elementos materiales y herramientas de los que debes disponer para poder realizar adecuadamente tu trabajo. 

• Ordenador. Prácticamente imprescindible. La mayoría de los trabajos que vas a realizar tendrás que llevarlos a cabo con el ordenador, ya que no basta con tener otro tipo de dispositivo para realizarlos. 
• Internet. Completamente ineludible. Por supuesto, no puedes ser un asistente virtual si no tienes conexión a Internet. ¿Cómo te vas a comunicar con tus clientes y a realizar tu trabajo si no puedes conectarte? 
• Teléfono. Este puede ser prescindible en algunos casos. Depende de los servicios que ofrezcas. Pero, desde luego, si entre tus servicios se incluye alguno que conlleve llamadas telefónicas, necesitas un teléfono. 
• Materiales de oficina. Para trabajar en tu oficina necesitarás tener algunos elementos de oficina imprescindibles que te faciliten el día a día. 
• Herramientas digitales. En tu trabajo como asistente virtual te harán falta determinadas herramientas digitales, ya que te facilitarán enormemente el trabajo. 

Ves que la mayoría de los materiales y herramientas que necesitas para convertirte en asistente online podrían perfectamente caber en una mochila.

2. Qué habilidades necesitas para ser asistente virtual 

Ya hemos visto cuáles son los elementos materiales que necesitas, pero además de eso, necesitas tener o aumentar ciertas habilidades o cualidades que te ayudarán a desarrollar mejor tu profesión como asistente virtual.

1. Experiencia en las áreas necesarias

Una de las principales características que debe tener un buen asistente virtual es la experiencia en las áreas que son necesarias para llevar a cabo su trabajo.

Puede que, si todavía no eres asistente, te hayas asustado con este punto.

Sin embargo, piensa en la experiencia que tienes en diferentes áreas de tu trabajo. Por ejemplo, si uno de los servicios que ofrecerás es el de diseñador gráfico, ¿tienes experiencia en este sector, aunque no sea como asistente?

2. Trabajar rápidamente

Una de las mayores ventajas que las empresas encuentran en la contratación de asistentes virtuales es la capacidad que estos tienen para sacar adelante el trabajo rápidamente.

Por eso, una de las habilidades que deberás incorporar o mejorar es la de trabajar rápidamente, a la vez que continúas siendo eficiente.

Además, esto te ayudará a poder hacerte cargo de más clientes y en el mismo tiempo, y así aumentar tus ingresos, o tener más tiempo libre.

3. Manejo de tiempo

Además de trabajar rápidamente, algo que está muy ligado a la tarea de los asistentes virtuales es el correcto manejo del tiempo.

Esto no solamente significa que debes tener un buen control del calendario de tus clientes. De hecho, si esto no lo controlas, es probable que sea más fácil que busques otro negocio. 

Con manejo de tiempo me refiero a saber manejar tus tiempos, de manera que si un cliente te contrata por dos horas y sabes que tienes que hacer 5 tareas en ese tiempo, sepas cuánto tiempo debes dedicar a cada una y seas capaz de terminarlas todas a la hora prevista.

4. Buena comunicación

Comunicarte de manera correcta y de forma clara es una habilidad muy importante cuando eres asistente virtual. Puede que tus habilidades de comunicación no sean las mejores y, en ese caso, es recomendable que las mejores.

Es fundamental que utilices el lenguaje adecuado, tanto al comunicarte con tus propios clientes como al tener conversaciones por email o teléfono. 

Además, dado que no estarás cara a cara con tus clientes, es importante que te asegures de estar disponible cuando quieren comunicarse contigo.

A nadie le gustaría tener un asistente virtual con alergia a responder los e-mails o a coger el teléfono cuando se le necesita.

5. Proactividad

Esta capacidad es sumamente importante para cualquier tipo de negocio, pero en el caso de los asistentes virtuales cobra una relevancia singular. Si eres un asistente virtual que no ha mejorado su proactividad, puedes verte un día sin trabajo. 

Hay algunos clientes que te facilitarán mucho el trabajo, dándote una lista específica de lo que necesitan.

Pero otros necesitarán algo de asesoría por tu parte. Por ello, es importante que seas proactivo para que les sugieras aquello que crees que les vendrá mejor.

6. Ganas de aprender

Algo sumamente fundamental cuando eres asistente virtual es tu capacidad para aprender a realizar nuevas tareas, ya que se trata de una profesión en la que tendrás que estar continuamente aprendiendo a hacer cosas nuevas. 

Es posible que, en tus inicios, te resulte difícil, o pienses que es imposible que tú puedas llevar a cabo determinados asuntos.

Sin embargo, con la formación necesaria te resultará muy fácil. Pero, para poder aprovechar lo mejor posible esa formación, es importante que tengas ganas de aprender.

Ventajas de ser asistente virtual 

Ya conoces qué es un asistente virtual, qué tareas puedes realizar como asistente virtual si te decides a comenzar tu carrera en esta profesión, qué pasos debes seguir para serlo y qué necesitas.

Pero quizá te preguntes qué ventajas puedes obtener si te dedicas a ser asistente virtual.

Y, aunque hay muchas más ventajas, en este artículo veremos las 4 principales.

1. Eres tu propio jefe o jefa

El sueño de casi todos los trabajadores es despedir a su jefe y convertirse en el dueño de su propia vida. Y esa es una de las principales ventajas que puedes obtener si eres asistente virtual.

Dado que has comenzado tu propio negocio, no tienes jefes ni nadie que controle tu tiempo o tus tareas. 

Por lo tanto, no tienes que responder ante nadie, más que ante tus clientes, y tienes el completo control de tu negocio.

Esto es una gran ventaja, aunque es importante tener en cuenta que, ahora que no tienes jefe, necesitarás tener mucha más autodisciplina.

2. Puedes decidir con quién trabajas 

Otra de las ventajas de las que puedes disfrutar si eres asistente virtual es la de elegir quiénes serán tus clientes y quiénes no.

Por ejemplo, si decidiste dejar tu empleo porque tu jefe te amargaba la existencia, no sería una gran ventaja comenzar un negocio en el que tus clientes se conviertan en esa figura.

3. Posibilidad real de conciliación familiar 

El hecho de ser tu propio jefe y dedicarte a un trabajo que puedes gestionar totalmente online, te da la libertad de poder conciliar al 100 % tu vida familiar con la laboral.

Por ejemplo, trabajando como asistente virtual te puedes permitir trabajar desde casa, o establecer tus horarios de manera que se ajusten a los de tus hijos.

4. Flexibilidad de horarios 

Muy relacionada con la ventaja anterior, ser asistente virtual te permite establecer tus propios horarios.

Como no tienes un jefe que te diga a qué hora debes entrar o salir de tu puesto de trabajo, eres tú quien decide cuándo hacerlo.

Esto no solamente te permite conciliar tu vida familiar y laboral, sino también poder decidir cuáles son tus días libres en función de lo que te conviene más.

O, por ejemplo, puedes definir si trabajarás por la mañana, por la tarde o por la noche, basándote en la hora a la que eres más productivo.

Cómo ser asistente virtual desde casa 

En este mundo en el que cada vez tiene más éxito la idea de llevar una vida como nómada digital, cada vez son más las personas que se preguntan cómo ser asistente virtual desde casa.

La realidad es que, para trabajar desde casa o desde cualquier lugar del mundo como asistente virtual, simplemente tienes que seguir los mismos pasos que si fueses a trabajar desde una oficina.

La gran ventaja de convertirte en asistente virtual es que puedes trabajar desde donde tú elijas siempre que tengas conexión a Internet.

Por eso, puedes realizar el trabajo desde casa, o desde una furgoneta camperizada en los fiordos noruegos.

Cuánto puede ganar un asistente virtual 

Otra pregunta muy frecuente que se hacen las personas que piensan en comenzar su carrera en esta profesión es cuánto pueden ganar si trabajan como asistente virtual.

Como mencioné en el orden de pasos a seguir, uno de los pasos es el de definir cuáles serán tus tarifas.

Y como te mostré en ese punto, uno de los aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de establecer tus precios es el valor que aportas a tus clientes con tus servicios.

No es tan importante qué precios establece la competencia como cuál es el valor de tus productos. 

Por ese motivo, a la pregunta cuánto puede ganar un asistente virtual, la respuesta es muy sencilla: depende del valor que aporten sus servicios a los clientes.

El precio que establezcas depende de ti y de cuánto crees que vale el tiempo que dedicas a este trabajo.

Cómo encontrar trabajo de asistente virtual 

Para terminar el artículo, vamos a hablar de las múltiples maneras que están a tu disposición en lo referente a dónde encontrar trabajo como asistente virtual.

Una vez que te hayas formado con un curso de asistente virtual, es hora de comenzar a encontrar trabajo, y hay diferentes maneras de hacerlo.

A continuación, veremos algunas de ellas y por qué son una buena opción, o no.

1. Sitio propio o web

Una de las maneras de conseguir clientes es el inbound marketing a través de tu propio sitio web.

Una vez que hayas finalizado tu curso de asistente virtual tendrás los conocimientos básicos necesarios para crear tu propio sitio web y comenzar con esta forma a conseguir clientes.

Mediante el marketing de contenidos podrás atraer a tus potenciales clientes, respondiendo algunas de sus dudas más frecuentes.

De esa manera, te podrás dar a conocer a tus clientes potenciales, te podrás posicionar como un referente en el sector y encontrarás trabajo como asistente virtual.

2. Redes sociales

Las redes sociales son un medio por el que cada vez más personas buscan trabajo o clientes. Desde luego, se trata de una buena manera de conseguir a tus clientes potenciales, ya que la mayoría de las personas utiliza las redes sociales, sobre todo cuando tienen negocios.

Sin embargo, es importante tener los conocimientos necesarios para poder sacar el máximo partido a las redes sociales. Ya que utilizarlas de manera errónea puede hacer que te desgastes mucho y pierdas mucho tiempo buscando en los sitios equivocados.

3. Comunidades de emprendedores

Las comunidades de emprendedores y los lugares de networking son una manera de conocer a otros emprendedores que quizá necesiten tus servicios.

Sin duda, esta puede ser una manera interesante de conseguir trabajo como asistente virtual, ya que estarás tratando directamente con una fuente de emprendedores, que son tus potenciales clientes.

4. Plataformas de trabajo 

Las plataformas de trabajo o las páginas web de freelances pueden parecer una forma fácil y rápida de conseguir a tus clientes.

De hecho, son muchos los que las utilizan para dar a conocer sus servicios. Sin embargo, no es la mejor manera en absoluto. Hay una competencia tan feroz en estos medios que resulta prácticamente imposible que te contraten por el precio que te gustaría.

Recuerda que la ley de la oferta y la demanda también se aplica en estas plataformas, y es tan alta la cantidad de asistentes virtuales (mejores y peores) que se ofertan en ellas que el valor del trabajo desciende enormemente.

5. La mejor opción para mí

Pues como te puedes imaginar, la mejor opción para mí es una combinación de las anteriores.

Yo soy un fiel defensor de inbound marketing y no puedo aconsejarte otra cosa que tengas tu propia web en la que demuestres lo que eres capaz de hacer.

Esto, combinado con una buena dosis de networking tanto online como offline es para mí la mejor opción para encontrar clientes como asistente virtual.

Así es básicamente cómo yo he conseguido llegar hasta donde estoy ahora mismo.

Ahora ya sabes cómo ser asistente virtual online

¿Qué opinas de todo lo que te he contado? ¿Te interesa? ¿Te gustaría ser asistente virtual mientras viajas por el mundo? ¿Tienes alguna duda al respecto?

¡Empieza ya a construir tu vida del nómada digital reinventándote como asistente virtual!

Cualquier duda, déjanos un comentario aquí abajo y el Equipo END o yo estaremos encantados de contestarte.