Si eres autónomo/a o tienes un negocio en España, seguro que últimamente has oído hablar mucho sobre la factura electrónica.
No es solo una moda que haya aparecido por lo del famoso kit digital. El uso de este tipo de factura será obligatorio en España en muy poco tiempo y te conviene entender bien de qué se trata, qué implica y cómo te puedes adaptar para no tener problemas.
¿Te estás agobiando? No te preocupes, que te voy a echar una mano para que no sea tan complicado. 😉
En este artículo, te explico de forma clara y directa todo lo que necesitas saber para estar al día y evitar problemas: desde los datos que debes incluir en la factura, hasta cómo la tienes que hacer y enviar y consejos a tener en cuenta.
¡Vamos al lío!
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es, básicamente, una factura como la de toda la vida, pero en formato digital. Tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que cumpla con ciertos requisitos, que te explicaré más adelante.
Hasta aquí, todo claro y dentro de lo que uno se puede imaginar por el nombre.
❌ Ojo, que una factura electrónica no es lo mismo que escanear una factura en papel y tenerla en formato digital (PDF o imagen).
Para que sea una factura electrónica debe emitirse como tal. Es decir, nace y se gestiona digitalmente desde el principio.
En España, su uso está regulado por varias normativas, como la Ley 56/2007 o la más reciente Ley Crea y Crece (de la que salió el famoso kit digital). Esta última fija su obligatoriedad para la gran mayoría de empresas y profesionales.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
Buena pregunta. Y es normal que te la hagas. Puede que tú ya tengas tu sistema implementado y que te funcione bien.
La idea detrás de este tipo de factura es que tiene ciertas ventajas. Las más destacadas serían:
- Ahorro de papel y espacio físico: todo está en la nube, digitalizado y bien organizado.
- Agilidad en los procesos: puedes enviarla y recibirla en segundos.
- Mayor control y trazabilidad: es más fácil saber cuándo se ha emitido, recibido o pagado.
- Menos errores y fraudes: al tener que usar la firma electrónica, hay más seguridad jurídica.
En resumen, el objetivo es facilitar el proceso de facturación y recopilación de todos estos datos.
¿Quién está obligado a usarla en España?
Actualmente, la factura electrónica ya es obligatoria en ciertos casos, como cuando facturas a la Administración Pública.
Pero con la nueva ley, su uso se va a extender a todos los autónomos/as y empresas de España. Así que, no te vas a librar.
🗓️ Los plazos de aplicación son:
- Empresas y autónomos/as con facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán usarla en sus relaciones comerciales a partir de 2025.
- Resto de autónomos y pymes: tendrán hasta 2026 para adaptarse, aunque se recomienda empezar cuanto antes.
Hay algunas excepciones, como actividades muy pequeñas o transacciones en efectivo. Sin embargo, ya sabemos que las leyes cambian mucho y nunca se sabe si finalmente no habrá ninguna excepción.
Así pues, visto que vamos a acabar «todos» teniendo que hacer factura electrónica, lo mejor es prepararte ya para no quedarte atrás y que, cuando sea realmente obligatoria, no vayas con prisas.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Que no cunda el pánico. Crear o emitir una factura electrónica no es complicado.
Eso sí, debes cumplir con algunos requisitos mínimos para que sea válida. Vamos a verlos.
1. Incluye los datos obligatorios
Esto no es nada nuevo. Una factura electrónica debe contener la misma información que una factura tradicional.
📌 Asegúrate de incluir:
- Nombre o razón social y NIF del emisor y del receptor.
- Fecha de emisión.
- Número de factura (debe seguir una secuencia lógica y cronológica).
- Descripción de los productos o servicios.
- Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA (si aplica).
- Importe total.
- Forma de pago y condiciones (si las hay).
En el caso de operaciones exentas o con régimen especial, deberás incluir también la justificación legal, igual que siempre.
Como ves, este apartado no cambia. Esta información ya la deben incluir las facturas, sean digitales o en papel.
2. Usa un formato válido
Hay dos formatos principales para una factura electrónica:
- PDF con firma digital: es el más común entre autónomos y pequeñas empresas. Es fácil de generar y enviar.
- Formato estructurado (Facturae): es un archivo .xml o .xsig con estructura específica, exigido por algunas administraciones públicas. Para generarlo, necesitas un programa compatible. Te cuento más sobre esto abajo.
Ambos formatos son válidos, siempre que cuenten con la firma electrónica correspondiente.
3. Aplica una firma electrónica
La firma electrónica garantiza que la factura es auténtica y que no se ha modificado por el camino.
👉 Para firmarla, necesitas un certificado digital, que puedes conseguir de estas formas (que tanto nos gustan, ¿eh?):
- A través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
- Mediante el DNI electrónico, si tienes un lector.
- A través de otros proveedores acreditados como Camerfirma o ACCV.
Muchos programas y herramientas de facturación ya incorporan esta firma de forma automática al emitir el documento.
Herramientas y programas para emitir facturas electrónicas
De nuevo, que no cunda el pánico. No hace falta que tengas conocimientos técnicos ni que desarrolles tu propio sistema.
Existen muchas herramientas que te permiten generar facturas electrónicas fácilmente y de forma casi automática.
Pero antes de hablarte de ellas, deja que te cuente primero sobre el sistema Verifactu, porque va a influir directamente en la elección de tu herramienta de facturación.
El sistema Verifactu
¿Qué es Verifactu y qué papel juega en la factura electrónica?
Verifactu es una nueva iniciativa de la Agencia Tributaria diseñada para mejorar el control y la transparencia fiscal a través de la factura electrónica.
No es un programa o plataforma que tú vayas a usar directamente para emitir tus facturas. Es un sistema que recibe y registra las facturas emitidas por los contribuyentes, en tiempo casi real.
¿Cómo funciona Verifactu?
Cuando emites una factura electrónica desde tu programa de facturación (siempre que sea compatible), esa factura se puede enviar automáticamente a la Agencia Tributaria a través del sistema Verifactu.
El objetivo es que Hacienda tenga acceso a los datos fiscales en el mismo momento en el que tú facturas, sin tener que esperar a las declaraciones trimestrales o anuales que hacemos actualmente.
Este sistema también le permite a tu cliente verificar si la factura es válida.
De momento, usarlo no es obligatorio, pero se convertirá en una parte fundamental del nuevo modelo de facturación digital.
Por eso, te recomiendo:
- Elegir una herramienta o software de facturación que sea compatible con Verifactu (te ahorrará complicaciones cuando el sistema sea obligatorio).
- Empezar a usar esta opción cuanto antes, si ya está disponible en tu programa de facturación.
- Asegurarte de que tus facturas electrónicas tienen los campos requeridos para este sistema.
Ahora sí, aquí te dejo con las principales opciones de herramientas y programas que puedes usar para emitir tus facturas electrónicas.
Plataformas oficiales y gratuitas
Este tipo de plataformas es ideal si solo necesitas facturar a organismos públicos.
- Facturae: es el software gratuito del Ministerio de Hacienda. Permite generar facturas en formato Facturae (.xsig o .xml) y firmarlas digitalmente. Está pensado para facturar a la administración pública, pero también puedes usarlo con clientes privados.
- FACe: es el punto general de entrada de facturas para la Administración Pública. Aquí puedes registrar y enviar tus facturas electrónicas generadas con Facturae.
En este punto, vamos a hacer una aclaración, por que puede que te haya surgido la duda: ¿no es lo mismo Verifactu y FACe? No son lo mismo. Vamos a verlo.
📍 ¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y FACe?
Aunque ambos están relacionados con la factura electrónica en España, Verifactu y FACe tienen funciones y destinatarios distintos.
FACe (Punto general de entrada de facturas electrónicas)
- Es la plataforma de la Administración Pública.
- Sirve para enviar facturas electrónicas a organismos públicos (ayuntamientos, ministerios, hospitales…).
- Es obligatorio usarla cuando facturas a la administración.
- Necesitas emitir la factura en formato Facturae (.xsig o .xml) y firmarla electrónicamente.
Verifactu (Agencia Tributaria)
- Es un sistema de la Agencia Tributaria (AEAT).
- Su objetivo es recibir automáticamente las facturas que emites como empresa o autónomo/a, para llevar un control fiscal en tiempo real.
- Está pensado para tus facturas a clientes privados (no públicos).
- No necesitas usar un portal: tu software de facturación compatible se conecta directamente con Verifactu para enviar los datos.
Ahora sí que ha quedado claro, ¿verdad? Como ves, si tus clientes son privados y no trabajas con ningún organismo público, lo tienes mucho más fácil.
¡Seguimos!
Software de facturación privado
Vamos con las opciones que probablemente más te interesen, ya que son más flexibles, más personalizables y más amigables al uso (y a la vista).
Hay muchas soluciones en el mercado que simplifican el proceso. Voy a hablarte de las más conocidas y recomendadas actualmente.
📍 Quaderno
Quaderno es un software que automatiza la generación de facturas electrónicas y el cálculo de impuestos.
Tiene una interfaz sencilla y moderna y se integra fácilmente con plataformas de pago como Stripe, PayPal, Shopify o WooCommerce. Así que, si tienes una tienda online, te será muy útil.
Sus características principales son:
- Facturación automática: genera facturas electrónicas en múltiples divisas y con impuestos adaptados según el país del cliente.
- Cálculo de impuestos en tiempo real: aplica el IVA, el GST o el sales tax correcto, dependiendo de la localización del comprador.
- Informes fiscales: prepara resúmenes listos para declarar impuestos, tanto en España como en otros países.
- Facturas electrónicas válidas: crea facturas con todos los datos necesarios, ofrece la opción de integrarse con certificados digitales y ha integrado el sistema Verifactu.
📍 Quipu
Quipu es un programa de facturación en la nube pensado para autónomos/as, pymes y asesorías. Su interfaz es clara y fácil de usar y está orientado a simplificar tareas contables y fiscales del día a día.
Sus características principales son:
- Facturación electrónica sencilla: crea y envía facturas personalizadas con todos los datos legales.
- Gestión de impuestos: calcula automáticamente el IVA, el IRPF y otros impuestos, y genera los modelos oficiales para presentarlos a Hacienda.
- Enlace con tu asesoría: permite compartir datos contables con tu gestor/a de forma segura.
- Integración con Verifactu: emite facturas con código QR, hash y conexión directa con la Agencia Tributaria para cumplir con la nueva normativa.
📍 Holded
Holded es una plataforma de gestión empresarial todo en uno. Incluye facturación, contabilidad, CRM, gestión de inventario y proyectos, lo que la convierte en una solución muy completa para pymes.
Sus características principales son:
- Facturación electrónica automatizada: genera, envía y registra facturas en segundos.
- Control de negocio: informes, ventas, gastos y KPIs todo en un solo panel.
- Conectividad total: se integra con bancos, Shopify, WooCommerce, Zapier y otras plataformas.
- Adaptado a Verifactu: permite emitir facturas compatibles con el sistema Verifactu, incluyendo código QR y registro automático ante Hacienda.
📍 Sage
Sage es una solución de software contable y de gestión empresarial dirigida a pymes y negocios de mayor tamaño. Es una herramienta robusta, con opciones avanzadas para llevar el control total de la empresa.
Sus características principales son:
- Gestión integral: contabilidad, facturación, nóminas, inventario y más, en una sola plataforma.
- Enfoque profesional: ideal para empresas con flujos más complejos y necesidad de personalización.
- Compatible con Verifactu: permite emitir facturas electrónicas con elementos de seguridad exigidos por la Agencia Tributaria y conexión directa al sistema Verifactu.
Tienes más opciones, como Billin, Debitoor, Anfix, Contasimple… La cuestión es que las analices, las compares y veas cuál se adapta mejor a lo que realmente necesitas en tu negocio.
ERP o software a medida
Si tienes una empresa muy grande, con procesos más complejos o necesitas integraciones con otros sistemas propios, quizá te convenga una solución ERP (Enterprise Resource Planning) o que crees tu propia herramienta.
Se trata de crear un software a medida que incorpore la facturación electrónica como parte de un sistema más amplio, adaptado a lo que tu empresa en concreto necesita.
Repito que esto no debería ser necesario, porque con las herramientas anteriores tienes más que suficiente. Pero es interesante que sepas que existe esta posibilidad.
Cómo enviar y recibir facturas electrónicas
Una vez has generado la factura electrónica, toca enviarla al cliente y a Hacienda de forma válida. Aquí tienes las opciones disponibles según el tipo de cliente.
Envío a clientes privados
Lo más habitual es enviarla de una de estas formas:
- En formato PDF con firma digital por correo electrónico
- A través de un programa de facturación que automatice el proceso (con Verifactu)
- Mediante enlaces seguros o plataformas en la nube.
Envío a la Administración Pública
Si facturas a organismos públicos, solo tienes una posibilidad, como he comentado antes.
Tienes que usar el formato Facturae y enviarla a través del portal oficial FACe. Allí se registra la factura y se tramita el pago.
Recuerda que si utilizas una herramienta o software diferente a Facturae, este debe permitirte exportar el archivo en formato .xsig o .xml y con los campos requeridos.
Envío a la Agencia Tributaria (AEAT)
Quienes te pagan ya tienen las facturas. Ahora solo falta enviarlas a la Agencia Tributaria para que queden registradas.
Para ello, recuerda que lo mejor es implementar el uso del sistema Verifactu cuanto antes. Así, tus facturas se enviarán directamente a Hacienda en el momento en el que las emites.
Por eso, te recomiendo que revises bien si la herramienta de facturación que tienes o por la que vas a optar incluye ya esta conexión automatizada entre el software y la AEAT.
Créeme que tu yo del futuro te lo agradecerá.
Consejos para adaptarte a la nueva normativa
La transición a la factura electrónica no debería pillarte por sorpresa. Como he comentado en varias ocasiones, es algo que vamos a tener que hacer todos o la grandísima mayoría.
Por eso, lo mejor es ir haciendo ya la transición y que, cuando sea obligatorio, estés ya totalmente adaptado/a.
Con esto en mente, me gustaría acabar dándote algunos consejos prácticos para que el cambio te resulte lo más sencillo posible.
Anticípate al cambio
Aunque la ley te dé plazo hasta el 2025 o el 2026, cuanto antes empieces, mejor.
Así, podrás probar diferentes herramientas si quieres, acostumbrarte al sistema y resolver posibles dudas sin la presión de que tienes que implementarlo ya.
Solicita tu certificado digital
Es muy probable que ya lo tengas, sobre todo, si eres autónomo o autónoma. Aún así, no está mal que te lo recuerde.
Si no lo tienes, sácatelo. Sin él, no podrás firmar tus facturas electrónicas.
Ya he comentado antes que puedes hacer el trámite online a través de la FNMT (aunque tendrás que ir en persona a una oficina para acreditar tu identidad si no lo has hecho antes). También puedes usar el DNI electrónico si lo tienes activado.
Elige un software que se adapte a ti
No necesitas el programa más caro del mercado ni el más complejo.
Piensa en lo que realmente necesitas: ¿solo facturar? ¿También llevar gastos? ¿Controlar pagos? ¿Gestionar otros procesos internos?
Puedes probar varias opciones hasta que encuentres la que te resulte más cómoda.
Haz pruebas reales
Antes de cambiar por completo tu sistema, emite algunas facturas electrónicas reales a clientes de confianza o en pruebas internas.
Así, podrás verificar que todo funciona, que puedes firmarlas, enviarlas y almacenarlas sin problemas.
Guarda tus facturas correctamente
Esto seguramente ya lo sepas. Tanto las facturas emitidas como las recibidas deben conservarse durante, al menos, 4 años. No importa si son digitales o físicas.
Ahora, para las electrónicas, puedes usar una nube segura, un disco externo o un sistema de gestión documental que te facilite el acceso si Hacienda lo solicita.
Sea como sea, guárdalas bien.
La factura electrónica ha llegado para quedarse. Por mucho que nos parezca una tontería o no nos guste, nos va a tocar pasar por el aro y adaptarnos para cumplir la ley.
Espero que este artículo te haya aclarado las ideas y te anime a dar el paso cuanto antes. Si empiezas a usarla ya, en lugar de esperar al último momento, te ahorrarás muchos dolores de cabeza.
Cuéntame, ¿ya usas la factura electrónica? ¿Cómo las haces? ¿Qué herramienta de las que has probado te gusta más? ¿Tienes algún consejo extra que se me haya olvidado mencionar?
¡Te leo en los comentarios!
